MANAJEMEN LEMBAGA PENDIDIKAN ISLAM
SWOT DAN POAC
I.
PENDAHULUAN
Manajemen merupakan suatu proses pengaturan dan pemanfaatan sumber
daya yang dimiliki organisasi melalui kerjasama para anggota untuk mencapai
tujuan secara efektif dan efisien. Yang mana sejumlah unsure pokok yang
membentuk manajemen yaitu : unsure manusia, barang-barang, mesin, metode, uang,
dan pasar.
Efisien itu hubungan antara input dengan output . jikanhasil yang
dicapai lebih banyak dari modalnya. Sedangklan efektif itu pencapaian aktivitas-aktivitas
secara sempurna sesuai tujuan yang akan dicapai (Robbins, 1984).
Dalam rangka mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien
itulah, manajemen harus difungsikan sepenuhnyapada setiap organisasi baik
industry, perbankan maupun pendidikan. Fungsi-fungsi manajemen tersebut ialah :
planning, organizing, actuating, controlling. Yang biasa disebut POAC.
Setelah melakukan perencanaan, sebaiknya kita melihat SWOT, yaitu kekuatan
dan kelemahan yang terdapat dalam suatu organisasi, sehingga kita dapat
meningkatkan kekuatan tersebut dan mengatasi kelemahan yang ada dengan melihat
peluang-peluang yang mungkin dicapai. Dan mengatasi ancaman-ancaman dari faktor
luar organisasi.
II.
PEMBAHASAN
A.
Pengertian SWOT dan POAC
1.
Pengertian SWOT
SWOT
adalah : Metode perencanaan strategi
yang digunakan untuk mengevaluasi unsure-unsur internal yaitu :
kekuatan, kelemahan, dan unsure-unsur eksternal yaitu : peluang dan ancaman
dalam suatu proyek atau perusahaan secara sistematis.
Analisis SWOT terdiri
dari 4 macam yaitu :
1)
Strengths
(kekuatan)
Merupakan kondisi
yang terdapat dalam tubuh perusahaan, bisnis, proyek yang ada. Memanfaatkan
kekuatan atas peluang yang telah diidentifikasi Misalnya bila kekuatan perusahaan adalah pada
keunggulan teknologinya, maka keunggulan ini dapat dimanfaatkan untuk mengisi
segmen pasar yang membutuhkan tingkat teknologi dan kualitas yang lebih maju,
yang keberadaanya dan kebutuhannya telah diidentifikasi pada analisis
kesempatan.
2)
Weakness (kelemahan)
Kondisi ini terdapat dalam tubuh suatu perusahaan, proyek, bisnis
yang ada.
3) Opportunities (peluang)
Merupakan kondisi peluang berkembang di masa datang yang terjadi. Kondisi
yang terjadi merupakan peluang dari luar organisasi, proyek atau konsep bisnis
itu sendiri. Misalnya kebijakan
pemerintah, kondisi lingkungan sekitar.
4) Threats (ancaman)
Merupakan kondisi
yang mengancam dari luar. Ancaman ini dapat mengganggu organisasi, proyek atau
konsep bisnis yang ada.
2. Pengertian POAC
Manajemen dengan
prinsip POAC ini banyak digunakan oleh organisasi orang dewasa. Yang mana POAC
merupakan singkatan dari Planning, Organizing, Actuating, dan
Controlling.
·
Planning
Dalam perencanaan ada 4
faktor yang harus dipertimbangkan yaitu SMART.
v Specific artinya
perencaan harus jelas maksud dan ruang lingkupnya.
v Measurable
artinya program kerja atau rencana kerja harus bisa diukur tingkat
keberhasilannya.
v Achievable artinya dapat dicapai, jadi bukan angan-angan.
v Realistic artinya
sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak
terlalu sulit, tetapi tetap ada tantangan.
v Time artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, atau tahunan, sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.
·
Organizing
Agar tujuan
tercapai maka dibutuhkan pengorganisasian. Dalam perusahaan biasanya diwujudkan
dalam bentuk bagan organisasi. Yang kemudian dipecah menjadi berbagai jabatan.
Pada setiap jabatan biasanya memiliki tugas, tanggung jawab, wewenang dan
uraian jabatan (Job Description). Semakin tinggi suatu jabatan semakin tinggi
tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. Dan
juga semakin besar penghasilannya. Dengan pembagian tugas tersebut maka
pekerjaan menjadi ringan. Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing. Disinilah
salah satu prinsip dari manajemen. Yaitu membagi-bagi tugas sesuai dengan
keahliannya masing-masing.
·
Actuating
Perencanaan dan pengorganisasian yang baik akan lebih sempurna bila diikuti dengan pelaksanaan kerja. Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras,
kerja cerdas, dan kerjasama. Semua sumber daya manusia yang ada harus
dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi.
Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun.
Kecuali memang ada hal-hal khusus, sehingga perlu dilakukan penyesuaian. Setiap
SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan perannya masing-masing.
·
Controlling
Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program kerja serta mendapatkan
hasil sesuai yanhg harapkan maka
dibutuhkan pengontrolan. Baik dalam bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi
hingga audit. Baik
dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan
hal tersebut dapat segera dilakukan koreksi, antisipasi dan
penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan perkembangan zaman.
Menurut Sutisna (1985) pengawaan
sebagai proses terdiri atas tiga langkah yaitu : mengukur perbuatan,
membandingkan perbuatan dengan standar yang ditetapkan dan menetapkan
pembedaannya jika ada, memperbaiki penyimpangan dengan tindakan pembetulan.
B. Perencanaan
: arti, langkah-langkah dan strategi
·
Arti
Perencanaan adalah proses
mempersiapkan seperangkat keputusan tentang kegiatan-kegiatan untuk masa yang
akan dating dengan diarahkan pada pencapaian tujuan-tujuan melalui penggunaan
sarana yang tersedia. (Yahezkel Dior dalam A.Faludi, 1978).
·
Langkah-langkah dalam perencanaan meliputi :
a. Menentukan dan merumuskan tujuan
yang hendak dicapai
b. Meneliti masalah-masalah atau
pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan
c. Mengumpulkan data dan
informasi-informasi yang diperlukan
d. Menentukan tahap-tahap atau
rangkaian tindakan
e. Merumuskan bagaimana
masalah-masalah itu akan dipecahkan dan bagaimana pekerjaan-pekerjaan itu akan
diselesaikan.
·
Strategi
Gagasan mengenai perencanaan pada awalnya berkembang dari
pemikiran ekonomi yang didasarkan pada masalah kebutuhan, yakni bagaimana
pengaturan sumber-sumber yang terbatas dari suatu kebutuhan yang besar, luas
dan terus berkembang. Dalam konteks ini termuat dimensi kalkulasi, prediksi dan
pengaturan. (James Af Stoner dan R . Edward Freeman, 1994). Proses perencanaan
dalam manajemen merupakan aktivitas yang berusaha memikirkan apa saja yang akan
dikerjakannya, berapa ukuran dan jumlahnya, siapa saja yang akan melaksanakan
dan mengendalikannya agar tujuan organisasi dapat tercapai.
Ada
dua tipe dasar perencanaan dasar yaitu :
1. Perencanan strategis, perencanaan
yang dilakukan oleh para manajer puncak dan menengah untuk mencapai tujuan
organisasi yang lebih luas, dan
2. Perencanaan operasional,
perencanaan yang memperlihatkan bagaimana perencanan strategis akan
diimplementasikan dalam kegiatan sehari – hari.
C. Pelaksanaan
: Strategi dan Operasional
Actuating
adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha
untuk mencapai sasaran yang sesuai dengan
perencanaan manejerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya
menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau dengan
kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan dikehendaki secara efektif.
Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan. Actuating
adalah Pelaksanaan untuk bekerja.
Dari seluruh
rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen
yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak
berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi
actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan lansung dengan
orang-orang dalam organisasi.
D. Evaluasi
Evaluasi yaitu perencanaan, pengorganisasian atau
pelaksanaan, pemantauan (monitoring) dan pengendalian. Terkadang fungsi
monitoring dan fungsi evaluasi, sulit untuk dipisahkan. Penyusunan sistem dalam
organisasi dan pembagian tugas, fungsi serta pembagian peran pihak-pihak dalam
organisasi, adakalanya tidak perlu dipisah-pisah secara nyata. Fungsi manajemen
puncak misalnya, meliputi semua fungsi dari perencanaan sampai pengendalian.
Oleh karena itu, evaluasi sering dilakukan oleh pimpinan organisasi dalam suatu
rapat kerja, rapat pimpinan, atau temu muka, baik secara reguler maupun dalam
menghadapi kejadian-kejadian khusus lainnya.
Sebagai bagian dari fungsi manajemen, fungsi evaluasi
tidaklah berdiri sendiri. Fungsi-fungsi seperti fungsi pemantauan dan pelaporan
sangat erat hubungannya dengan fungsi evaluasi. Di sam ping untuk melengkapi berbagai fungsi di dalam fungsi-fungsi
manajemen, evaluasi sangat bermanfaat agar organisasi tidak mengulangi
kesalahan yang sama setiap kali.
Organisasi yang gagal mengidentifikasi kesalahan yang
sama yang dilakukan secara terus menerus, tidak akan tumbuh dan berkembang
sebagai organisasi yang unggul. Jadi secara umum, jika tidak dihadapkan pada
suatu pertanyaan mengapa perlu dilakukan evaluasi? Terdapat beberapa jawaban
seperti berikut:
1. Karena evaluasi merupakan fungsi
manajemen
2. Karena evaluasi merupakan
mekanisme umpan balik bagi perbaikan
3. Karena evaluasi akan dapat
menghindarkan organisasi dari mengulangi kesalahan yang sama
4. Karena evaluasi akan dapat
menemukan dan mengenali berbagai masalah yang ada di dalam organisasi dan
mencoba mencari solusinya.
5. Evaluasi adalah proses pengumpulan
dan analisis data secara sistematis yang diperlukan dalam rangka pengambilan
keputusan, GAO (1992:4). Evaluasi akan menghasilkan umpan balik dalam kerangka
efektivitas pelaksanaan kegiatan organisasi.
6. Evaluasi adalah proses penilaian
yang sistematis, pemberian nilai, atribut, apresiasi dan pengenalan
permasalahan serta pemberian solusi atas permasalahan yang ditemukan. Dalam
berbagai hal, evaluasi dilakukan melalui monitoring terhadap sistem yang ada.
Namun demikian, evaluasi kadang-kadang tidak dapat dilakukan dengan hanya
menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi pada organisasi
saja.
E. Kelebihan dan kekurangan SWOT dan POAC
a. Kelebihan
Swot dan Poac
Dengan adanya Swot dan Poac maka
suatu organisasi bisa menjalankan organisasinya dengan langkah-langkah yang
baik dan benar. Sehingga suatu organisasi itu bisa berkembang sesuai dengan
tujuan yang telah direncanakan.
b. Kekurangan
Swot dan Poac
Kekurangannya mungkin hanya dibutuhkan kesepakan yang
deal antara pemikiran ketua dengan anggota-anggotanya sehingga bisa
menghasilkan sesuatu yang sejalan.
III. PENUTUP
Kesimpulan :
·
SWOT
merupakan singkatan bahasa Inggris dari Strengths (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunities
(peluang), dan Threats (ancaman)
adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan,
kelemahan, peluang, dan ancaman dalam suatu proyek atau organisasi.
·
Sedangkan
POAC yaitu Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian),
Actuating (pelaksanaan), dan Controlling
(spengawasan).
DAFTAR PUSTAKA
Syarifuddin, Drs. Manajemen Lembaga Pendidikan Islam, Ciputat Press,
Medan, 2005.
